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Verwaltungsmitarbeiter*in mit Schwerpunkt Seminarverwaltung | Haus St. Klemens
Caritas Wien
Arbeitgeber
Caritas Wien
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Stellenbeschreibung
Verwaltungsmitarbeiter*in mit Schwerpunkt Seminarverwaltung | Haus St. Klemens
20 bis 25 Wochenstunden, ab Mitte September
Das im Juli 2026 neu eröffnete Haus St. Klemens in 1140 Wien bietet mit kleinen Wohngruppen, modernen Einzelzimmern und großzügigen Begegnungsräumen einen zeitgemäßen Rahmen für Pflege und Betreuung. In der Verwaltung laufen viele organisatorische Fäden zusammen: von Bewohner*innenaufnahmen, Verrechnung und Datenpflege bis zur Unterstützung der Haus- und Pflegedienstleitung. Auch die Verwaltung der Seminar- und Veranstaltungsräume gehört zu dieser abwechslungsreichen Funktion. Gesucht wird ein*e erfahrene*r Verwaltungsmitarbeiter*in mit abgeschlossener kaufmännischer oder bürofachlicher Ausbildung, Freude an gut organisierten Abläufen und professioneller Kommunikation mit den unterschiedlichen Menschen, die im Haus zusammenkommen.
Unser Angebot:
- Mehr Freizeit: Zwei zusätzliche Urlaubstage nach dem vollendeten ersten Arbeitsjahr und drei dienstfreie Tage pro Jahr (Karfreitag, 24.12., 31.12. bzw. Ersatz)
- Jobticket: Zuschuss bis zu € 506,40 pro Jahr für eine Öffi-Jahreskarte oder ein Klimaticket nach dem vollendeten ersten Arbeitsjahr
- Vielfalt und Wertschätzung: Ein Arbeitsumfeld, das Vielfalt und Diversität lebt
- Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung bei der beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
- Gesundheit und Unterstützung: Gesundheitsfördernde Maßnahmen sowie Sozialberatung für private und berufliche Herausforderungen
- Vergünstigungen und Gutscheine: Ermäßigungen in Shops, Apotheken, Hotels und mehr sowie steuerbegünstigte Lebensmittelgutscheine und spezielle Gutscheine für Mitarbeiter*innen mit Kindern
Gehalt je nach Berufserfahrung für 20 Wochenstunden von € 1.476,22 bis € 1.689,68 brutto, für 25 Wochenstunden von € 1.845,27 bis € 2.112,09 brutto.
#jobsmitsinn
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische oder bürofachliche Ausbildung, zum Beispiel HAK, HAS, HBLA oder ein Lehrabschluss im Büro- bzw. Verwaltungsbereich
- Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Administration oder in einer vergleichbaren Bürofunktion
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen
- Erfahrung in der Verrechnung und Kassaführung von Vorteil
- Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
- Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitigen Anliegen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
- Freundliche und professionelle Kommunikation mit Bewohner*innen, An- und Zugehörigen, Mitarbeiter*innen sowie externen Kontaktpersonen
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Bereitschaft, sich in interne Systeme und Abläufe einzuarbeiten
Deine Aufgaben:
- Zentrale Anlaufstelle: Bearbeitung und Koordination telefonischer und persönlicher Anfragen von Bewohner*innen, An- und Zugehörigen, Interessent*innen, Mitarbeiter*innen, Lieferant*innen und weiteren Kontaktpersonen
- Seminarverwaltung: Organisation und Koordination der Seminarräumlichkeiten, Bearbeitung von Anfragen sowie Abstimmung von Terminen und Raumbelegungen
- Unterstützung der Leitung: Übernahme allgemeiner Sekretariatsagenden sowie Koordination und Vorbereitung von Terminen für die Hausleitung
- Bewohner*innenaufnahme: Organisation und administrative Abwicklung von Neuaufnahmen
- Verrechnung und Datenpflege: Durchführung der laufenden Verrechnungen sowie sorgfältige Pflege der Bewohner*innen- und Verwaltungsdaten
- Personaladministration: Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Personalbereich
- Kassaführung: Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Kassa und der dazugehörigen Aufzeichnungen
Wir freuen uns besonders über Bewerbungen, die zur Vielfalt unserer Organisation beitragen. Dies umfasst für uns insbesondere die Dimensionen Behinderungen, Herkunft, ethnische Zugehörigkeit, Nationalität, Alter, Religion und Weltanschauung, sexuelle Orientierung und geschlechtliche Identität. Mitarbeiter*innen mit Behinderung werden bei uns durch unsere Behindertenvertrauenspersonen und das Ability Management begleitet und unterstützt. Klick einfach auf „Jetzt bewerben!“ und übermittle uns deine Unterlagen.
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